Du möchtest deine Buchhaltungs- und Organisationstalente dort einsetzen, wo sie wirklich geschätzt werden? Bei Kolibri Online arbeitest du in einem Team, das auf Vertrauen, Eigenverantwortung und Wertschätzung setzt. Wir sind eine internationale Content-Marketing-Agentur mit einem starken Teamgeist, kurzen Entscheidungswegen und der Freude daran, gemeinsam mit unseren Kund:innen erfolgreich zu sein. In dieser Schlüsselrolle sorgst du dafür, dass Finanzen, Personalverwaltung, IT-Koordination und Organisation reibungslos laufen.

Kolibri Online eine internationale Content-Marketing-Agentur mit Sitz in Hamburg. Seit 2008 unterstützen wir Unternehmen – besonders aus den Bereichen Finanzen und Greentech – dabei, mit hochwertigem, suchmaschinenoptimiertem Content weltweit sichtbar zu werden. Zu unseren Kund:innen zählen renommierte Marken wie comdirect, ERGO und SENEC, die wir zum Teil schon seit vielen Jahren begleiten. Was uns dabei verbindet, ist mehr als nur erfolgreiche Projekte: Wir pflegen langfristige Beziehungen, die auf Vertrauen, Offenheit und echter Partnerschaft beruhen, genauso wie in unserem eigenen Team.

Aufgaben

Büroorganisation (ca. 30 %):

• Büroorganisation und administrative Unterstützung der Geschäftsführung
• Koordination und Kommunikation von Kund:innen und Lieferant:innen via E-Mail und Telefon
• Dokumentenmanagement
• Pflege von Personaldaten und Unterstützung im HR-Bereich – vom Onboarding bis Exit

Finanzen und Buchhaltung (ca. 50 %):

• Vorbereitende Buchhaltung in enger Zusammenarbeit mit externen Buchhalter:innen
• Eigenverantwortliche Führung des Forderungsmanagements
• Rechnungen erstellen und bearbeiten
• Pflege und Aktualisierung von Kunden- und Lieferantendaten zur Sicherstellung korrekter Rechnungszuordnung und reibungsloser Zahlungsvorgänge
• Aufbereitung und Weitergabe von Personaldaten für die Gehaltsabrechnungen durch ein externes Steuerbüro
• Mitwirkung bei der Optimierung interner Abläufe in Buchhaltung und Finanzverwaltung

IT (ca. 20 %):

• Vorbereitung der regelmäßigen Austauschtermine mit externem IT-Dienstleister
• Protokollführung und Nachhalten der vereinbarten Maßnahmen
• Erste Ansprechperson im Team bei IT-Problemen
• Koordination der Kommunikation zwischen IT-Dienstleister und dem Team

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, z. B. im Bereich Backoffice-Management oder Buchhaltung
• Fundierte Erfahrung in vorbereitender Buchhaltung und Forderungsmanagement
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C2), idealerweise Muttersprache
• Idealerweise Kenntnisse im Bereich HR, aber kein Muss
• Sicherer Umgang mit MS Office (insb. Excel, Word, Outlook)
• Strukturierte, selbstständige und gewissenhafte Arbeitsweise
• Sichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Freundliches Auftreten, Diskretion und Teamfähigkeit
• Organisationstalent und Freude daran, Dinge zu strukturieren und im Griff zu haben
• Verlässlichkeit, Eigenständigkeit und Lust an der Zusammenarbeit im Team

Benefits

• Flexible Teilzeitgestaltung mit 20 Std./Woche, auf Wunsch auch als 4-Tage-Woche mit Überstundenausgleich, für eine gute Work-Life-Balance
• eine leistungsgerechte Vergütung
• ein attraktiver Arbeitsplatz in einem kollegialen und kompetenten Team, vor allem im Büro
• eine offene Unternehmenskultur, in der ein respektvolles Miteinander und Teamgeist großgeschrieben werden
• ein wertschätzendes Arbeitsumfeld, das deine Eigenverantwortung fördert und dir Raum für Veränderung lässt
• viele Gestaltungsfreiräume für deine eigenen Ideen und Impulse
• regelmäßige, fachspezifische Weiterbildungen für deine persönliche und berufliche Weiterentwicklung
• tolle Teams-Events, um gemeinsam auch außerhalb des Büros Zeit zu verbringen

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